Gestión documental

Transcripción de una entrevista en la radio local a Vicente Juan Nácher, como analista de la empresa Ifimedia en la aplicación de Tecnologías de la Información a la gestión empresarial. 

Cuéntanos qué es la gestión documental desde el punto de vista informático.

A la hora de clasificar información en papel tenemos tres grandes grupos: aquellos que mantenemos “por si hace falta” (notas, extractos bancarios, impuestos), los que están relacionados con procesos monetarios recientes (facturas, tickets de compra), y los que generamos para nuestro uso personal o profesional (notas, recortes de prensa, informes). Algunos los guardamos en papel, otros en el ordenador, la mayoría de los casos en ambos y por duplicado por si se pierde algo.

Con frecuencia ni los documentos que hemos guardado “por si acaso” llegan a usarse, ni los procesos de compra o venta necesitan ser revisados, ni tampoco recordamos donde dejamos aquellas notas que pensamos que podríamos llegar a necesitar. Algo similar tiende a ocurrir en las empresas.

Todo esto tiene un coste que podemos minimizar asegurando que una única copia es suficiente para cualquier uso. Este es el objetivo de los métodos de gestión documental.

O sea lo que conocemos como “la oficina sin papel”.

Sí, pero aclarando que no se trata sólo de evitar el papel, aún siendo esto ya un objetivo deseable, sino también de que las copias únicas que guardamos sean útiles, seguras y fáciles de encontrar cuando las necesitamos, y en el caso de las empresas que puedan ser fácilmente compartidas por el personal de la organización.

Entiendo el concepto, pero hay una cosa que me llama la atención. En las charlas anteriores nos habéis hablado de economía y visibilidad en Internet. Sin embargo la gestión documental parece más relacionada con la administración pura y dura. ¿Cuál es la relación entre estos temas?

Como nadie ignora a estas alturas, estamos pasando por tiempos difíciles para la economía, y estamos oyendo hablar continuamente del cambio de modelo económico, de la necesidad de innovar, etc.

En el fondo las oportunidades de mejora – y permíteme recalcar la palabra “oportunidades” – consisten en buscar métodos que nos permitan mejorar la productividad: hacer más con menos. Y en este ámbito las tecnologías de la información son un instrumento muy potente porque bien utilizadas permiten mejorar lo que se hace, mejorar cómo se hace, y sobre todo abaratar los costes.

Con la ventaja adicional de que, cuando se hace de forma adecuada, la recuperación de la inversión en tecnologías de la información es muy rápido.

Suena como una buena solución en estos tiempos, ¿lo están aplicando nuestros empresarios?

Desgraciadamente con frecuencia no es así, y existen varias razones que lo explican. La principal es que no basta con comprar ordenadores y aplicaciones de gestión para que el funcionamiento de la empresa mejore. La inversión tiene que estar en relación con las necesidades a satisfacer, debe ser complementada con formación al personal que lo va a utilizar y con cambios en la organización del trabajo para adaptarlo a los nuevos sistemas. No es algo inmediato. Por esta razón en Ifimedia ICT ofrecemos servicios de consultoría gratuita previa al inicio del proyecto e incluimos siempre formación al personal de la organización, para asegurar en lo posible que nuestros proyectos conllevan una mejora visible en un plazo muy corto.

Bueno, pero los empresarios saben donde necesitan mejorar y buscarán formas de aumentar la productividad de sus empresas.

No siempre, porque muchas veces las ineficiencias, y por tanto las correspondientes oportunidades de mejora, no son visibles en la contabilidad de la empresa. Para ponerte un ejemplo, si te compras un coche nuevo, en tu cuenta corriente verás los pagos al fabricante del coche, pero no verás entradas que te indiquen que es más seguro y cómodo, que llegas antes a los sitios, ni verás el ahorro en combustible. Podrás intuir que has ganado en eficiencia y comodidad pero no lo verás en el extracto de tu cuenta corriente porque sólo los costes se reflejan allí.

En una empresa es posible darle visibilidad a la mejora en productividad mediante sistemas de contabilidad de costes, pero no siempre se aplican.

En otras conversaciones ya nos has hablado de los costes ocultos del uso de software ilegal. Es un ejemplo de lo que comentas, ¿no es así?

Exactamente. Es como si intentas ahorrar en casa no poniendo el lavavajillas pero no te das cuenta de que tienes una fuga de agua que te supone un buen pellizco todos los meses. Todos tendemos a controlar lo que vemos, pero las oportunidades de ahorro no siempre están a la vista.

Pero poner en marcha un sistema de gestión documental debe ser caro.

Depende de cómo queramos hacerlo, del entorno de la empresa y sobre todo de la situación de partida. En primer lugar, no se trata necesariamente de instalar un software caro, ni nuevos ordenadores. Muchas veces el primer paso, tras el que se ve inmediatamente el beneficio, consiste en inventariar y clasificar la documentación que la empresa necesita y genera. A menudo sólo con esto ya se descubren duplicidades, se anulan riesgos evitables – sanciones de Agencia de Protección de Datos sin ir más lejos – y se ahorra en el almacenamiento de los documentos.

Por poner un ejemplo, realizando este proceso he visto con frecuencia que existe una versión del documento oficial que se archiva en papel y en disco, pero luego descubres que los empleados guardan otra copia en su ordenador (y alguna más en papel) por si acaso fallara la máquina donde está el original.

De acuerdo, ya tenemos los documentos inventariados y hemos anulado las duplicidades. ¿Cuál es el siguiente paso?

Comprobar que los documentos están seguros, que no hay peligro de perderlos. En realidad este paso ya debería haber sido realizado tras la aplicación de leyes como la Ley Orgánica de Protección de Datos, sin embargo como recalcaba hace poco un estudio publicado por Compuware[1], menos de la mitad de las empresas aplican realmente las medidas a las que se comprometieron en el documento de seguridad correspondiente. La protección de acceso es parcial, no se hacen copias de seguridad o no se comprueba que sean válidas, etc.

Te puedo decir por experiencia que hay empresas que limitan el acceso a los datos de nóminas de sus empleados desde las aplicaciones de contabilidad pero luego no protegen el acceso al disco en el que se guardan. Es como si me comprase una caja fuerte para guardar mi dinero y luego la dejase en el descansillo de la escalera.

Es decir, podríamos decir que primero hemos de poner orden en nuestros documentos, luego poner los medios para que estén seguros. ¿Cuál es el paso siguiente?

En realidad si te fijas, los dos primeros pasos no forman parte de la gestión documental en sí, sino que son simples buenas prácticas en el mantenimiento del entorno informático: conocer la información que se genera y almacena, asegurarla, y disponer de un sistema seguro y estable.

Una vez se cumplen estas condiciones, lo que ya ocurre en muchas empresas, se trata de decidir cómo necesitamos manejar la información y construir un entorno que lo permita.

Aquí hay varias vías, desde definir un sistema que permita compartir la información con los mínimos riesgos mediante interfaces sencillas de manejar y administrar – Microsoft SharePoint sería un buen ejemplo – o instalar un sistema especializado que permita prácticamente eliminar la circulación de papeles y al mismo tiempo aumentar la facilidad de manejo.

Explícanos en qué consiste el sistema para compartir la información.

Se basa en unas herramientas denominadas colaborativas. Este tipo de herramientas se desarrollaron para los entornos de aprendizaje pero posteriormente han evolucionado hasta constituir la infraestructura de la gestión del conocimiento en las empresas.

Imagínate que estás trabajando en un equipo y que toda la información que necesitas está disponible con un formato que siempre es el mismo, fácil de aprender y manejar. Dispones en una única pantalla con calendarios, listas de tareas, proyectos, documentos, etc. Todo ello con un mantenimiento centralizado, pero que permite prevenir, por ejemplo, que dos personas modifiquen el mismo documento a la vez, o asignando diferentes posibilidades – lectura, escritura, administración – según el contexto.

La herramienta más conocida quizás sea Microsoft SharePoint, que es fácil de administrar y se integra fácilmente con los productos de Office. Obviamente los legales, con las versiones piratas no podemos hablar de seguridad.

¿Y si ponemos lo que has llamado un sistema especializado?

Entonces ya vamos más allá de la simple gestión porque lo que estamos haciendo es cambiar la forma de manejar los documentos de la empresa. Con un sistema de este tipo prácticamente toda la gestión se realiza por ordenador con un ahorro muy importante de costes.

Imagina por ejemplo que eres contable de una empresa. Las facturas de tus proveedores te llegan mediante un correo electrónico – o en papel y posteriormente se escanean – y automáticamente se almacenan en un disco. Sabrás que ha llegado la factura porque te aparecerán en tu bandeja de entrada. La registrarás poniendo un sello virtual y la enviarás al responsable de producción para que la valide con su firma digital. Una vez realizada la validación, automáticamente la factura con los sellos virtuales se envía para su contabilización y posteriormente se almacena. Cuando necesites recuperarla sólo tienes que seleccionarla mediante la facilidad de búsqueda.

En total, no se ha generado ni un solo papel adicional, nadie se ha movido de su sitio para hacer fotocopias o guardar papeles en el archivo, no son necesarias copias, el tiempo de tramitación se ha reducido considerablemente, etc.

Y qué ocurre con las auditorías e inspecciones. Porque el documento original no se ha modificado.

Por supuesto el sistema que se elija debe estar homologado para que sea aceptado por Hacienda. Cuando es así, y obviamente asumiendo que el entorno también es seguro, el documento almacenado electrónicamente tiene la misma validez que un original en papel, pero con ventajas. Por ejemplo, a la hora de auditar sólo debes preocuparte de proporcionar al auditor un acceso adecuado a tus ficheros.

Estos sistemas se amortizan con gran rapidez, generalmente en unos pocos meses.

Qué quieres decir, ¿que a pesar del coste de puesta en marcha se empieza a ahorrar en sólo unos meses?

Así es. Los costes improductivos que eliminan estos sistemas son tan inmediatos que en sólo unos meses ya se ha ahorrado el importe equivalente a la puesta en marcha de todo el sistema.

Plantéalo en estos términos: sólo el coste salarial de un trabajador que ganase 1.000€ al mes se acerca a los 20 céntimos por minuto, si le sumamos lo que cuesta el puesto de trabajo en la oficina – muebles, ordenador, electricidad, etc. – un minuto de su tiempo viene a costarle a la empresa 40 céntimos. A partir de aquí el cálculo es sencillo: ir a pagar una factura al banco puede llevar una hora de tiempo, recibirla por correo y pagarla electrónicamente dos minutos. Es decir, hemos reducido el coste de pago de la factura de 24€ a 80 céntimos.

Además, hay que hablar del ahorro de tiempo de cobro a clientes, ahorro de espacio porque ya no hay que almacenar tanto papel, ahorros en impresión y fotocopias, franqueos de correo, mayor rapidez a la hora de tramitar, etc.

Por otra parte no hay que olvidar que la administración, tanto central como autonómica, proporciona financiación muy barata e incluso sin interés a aquellas empresas que deseen mejorar su gestión con sistemas relacionados con las tecnologías de la información. Ahí está el plan Avanza del ICO, por ejemplo.

Parece que oiremos hablar de este tema en el futuro.

El lado negativo es que aún existen inconvenientes para que puedan desarrollarse estas innovaciones: la cultura del software pirata, sistemas de seguridad inadecuados, sistemas de contabilidad de costes ineficaces, etc.

Pero con toda seguridad estas medidas de ahorro acabarán por implantarse porque las empresas son conscientes de que debe mejorar su productividad, y por tanto su competitividad. Nuestros proveedores de software y hardware ya hace tiempo que sólo generan facturas electrónicas, ni un papel.

Por otra parte en la página de Hacienda ya existe publicada mucha información relativa a firmas digitales y facturas electrónicas, coherentemente con las leyes que van apareciendo continuamente referidas a la sociedad de la información.

Sí, estoy convencido de que la gestión documental será un tema importante a muy corto plazo.

Villarrobledo, junio 2010

[1] http://www.idg.es/computerworld/La-mayoria-de-las-entidades-financieras-incumple-l/seccion-mercado/noticia-95202

Anuncios

Gracias por dejar un comentario. Nota que no se aprobarán aquellos que superen las 250 palabras, o contengan afirmaciones no demostradas. Por ejemplo, si afirmas que la madre de algún miembro del gobierno ejerce la prostitución, tendrás que aportar pruebas.

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s